La Tiendita Groceries
Cómo automatizaron su distribución de abarrotes y redujeron 80% las llamadas de clientes
20-50 empleados | Ciudad de México
El Problema
La Tiendita Groceries es un distribuidor de abarrotes que atiende a más de 200 tiendas de conveniencia y pequeños supermercados en la Ciudad de México. Con 30 empleados y operación 6 días a la semana, enfrentaban problemas críticos:
Avalancha de llamadas de clientes
Recibían 50+ llamadas diarias de clientes consultando: "¿dónde está mi pedido?", "¿cuánto debo?", "envíame mi factura". El equipo administrativo pasaba todo el día respondiendo consultas repetitivas.
Pedidos por WhatsApp y llamadas
Clientes hacían pedidos por WhatsApp, llamadas telefónicas o correo. El equipo capturaba manualmente cada pedido. Errores de captura generaban entregas incorrectas y clientes insatisfechos.
Falta de control de inventario
No sabían con certeza qué tenían en stock. Vendían productos agotados o compraban de más. Inventario en Excel desactualizado generaba problemas de flujo de efectivo.
Proveedores desconectados
Enviaban órdenes de compra por correo o WhatsApp. Proveedores no confirmaban a tiempo. No tenían visibilidad del estatus de sus órdenes de compra ni cuándo llegarían los productos.
La Implementación
Vreo.net implementó Odoo en 5 semanas con enfoque en distribución y automatización
Semanas 1-2: Análisis
Análisis de procesos de ventas, compras e inventario. Configuración de módulos de Ventas, Compras, Inventario, Contabilidad. Definición de rutas de entrega y zonas.
Semanas 3-4: Migración
Migración de datos: 200+ clientes, 500+ productos, inventario inicial, precios por cliente. Implementación de portal de clientes y portal de proveedores.
Semana 5: Go-Live
Capacitación a equipo de ventas, almacén y administración. Onboarding de clientes al portal. Arranque en producción con acompañamiento intensivo.
Soluciones implementadas:
- Portal de Clientes: 200+ clientes hacen pedidos en línea, consultan estatus, descargan facturas 24/7
- Portal de Proveedores: Órdenes de compra enviadas automáticamente, proveedores confirman entregas
- Control de inventario: Inventario en tiempo real, alertas de stock mínimo, órdenes de compra automáticas
- Tableros: Visualización de ventas del día, inventario crítico, cuentas por cobrar, pedidos pendientes
- Rutas de entrega: Optimización de rutas por zona, asignación automática de repartidores
Los Resultados
Después de 5 semanas de implementación, La Tiendita logró resultados impresionantes
80% menos llamadas de consulta
Portal de clientes permite autoservicio completo. Clientes consultan pedidos, descargan facturas y revisan saldos sin llamar. Equipo se enfoca en vender.
200+ clientes usando el portal
Más del 90% de sus clientes adoptaron el portal en las primeras 2 semanas. Hacen pedidos en línea, consultan información y descargan facturas sin contactar a La Tiendita.
12 horas ahorradas por semana
Eliminación de captura manual de pedidos y respuesta a consultas. Equipo administrativo se enfoca en tareas de mayor valor: ventas, cobranza, negociación.
Control total de inventario
Inventario actualizado en tiempo real. Saben exactamente qué tienen en stock. Alertas automáticas cuando productos bajan de mínimos.
Proveedores conectados
Portal de proveedores automatiza órdenes de compra. Proveedores confirman entregas en línea, suben facturas al sistema. Visibilidad completa del estatus.
$60,000 MXN ahorro anual
Ahorro en tiempo de personal, reducción de errores, mejor control de inventario, menos productos vencidos. ROI recuperado en menos de 15 meses.
"El portal de clientes cambió nuestra operación. Antes recibíamos 50+ llamadas diarias de clientes consultando pedidos y facturas. Ahora ellos consultan todo en línea y nosotros nos enfocamos en crecer el negocio. Nuestros clientes están felices porque obtienen información al instante, hacen pedidos cuando quieren y descargan sus facturas sin esperar. El portal de proveedores también fue un cambio radical: ahora las órdenes de compra llegan automáticamente a proveedores y ellos confirman entregas en línea. La implementación fue rápida, el equipo de Vreo.net nos capacitó bien y el soporte ha sido excelente. Recomiendo Vreo.net a cualquier distribuidor que quiera modernizar su operación."
María González
Gerente General
La Tiendita Groceries
Capturas del Sistema
Portal de clientes para hacer pedidos en línea
Tablero de ventas y cuentas por cobrar
Control de inventario en tiempo real
Portal de proveedores para órdenes de compra
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